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Association : organiser votre Assemblée Générale

Un rendez-vous important

Temps fort de rencontre, l'Assemblée Générale est à la fois une réunion importante et un moment de convivialité.
Organisée en général une fois par an, votre Assemblée Générale Ordinaire mérite à ce titre d'être préparée avec soin.
Pour respecter les règles que votre association s'est données, il est indispensable de se reporter aux statuts.

La convocation à l'Assemblée Générale

Les destinataires de la convocation

La convocation doit être adressée à toutes les personnes qui composent l'Assemblée Générale sous peine d'annulation des résolutions adoptées. Pour obtenir un maximum de présents, pensez à envoyer suffisamment à l'avance la convocation aux adhérents à jour de leur cotisation. Si votre association dispose d'un Commissaire aux Comptes, ne l'oubliez pas. Deux modes de convocation parmi les plus fréquemment utilisés :

  • individuel notamment par e-mail ou par courrier nominatif adressé au domicile de l'adhérent,
  • collégial par voie d'affichage dans les locaux de l'association.

Le contenu de la convocation

Elle doit être effectuée par la personne ayant qualité pour le faire. Les statuts ou le règlement peuvent prévoir qui doit l'effectuer et les documents à joindre. La convocation doit contenir toutes les informations utiles pour susciter l'intérêt de l'adhérent :

  • date, lieu, heure et plan pour se rendre sur les lieux si nécessaire,
  • identité de l'expéditeur,
  • ordre du jour précis :
    • présentation du rapport moral(1) par le président,
    • présentation du rapport financier(2) par le trésorier,
    • présentation du rapport d'activité(3) par le secrétaire,
    • questions diverses,
    • élection des dirigeants.
  • pouvoir en cas d'absence.

N'hésitez pas à y joindre des documents synthétiques : résultats sportifs, éléments financiers...

Conseil : Un poste est à pourvoir au sein du bureau ? Précisez-le dans l'ordre du jour. Anticiper ce point peut faire naître chez vos adhérents des vocations. Il évitera aussi l'effet de surprise le jour de la réunion.

Le déroulement de l'Assemblée Générale

Veillez à créer les meilleures conditions pour accueillir vos adhérents : salle bien aménagée, respect de l'horaire, micro si nécessaire... Rassurez votre auditoire en précisant, en introduction, la durée maximale de la réunion. Vous pouvez prévoir une feuille de présence.

Le Président de séance

Il est déterminé par les statuts ou le règlement intérieur. A défaut, c'est l'Assemblée Générale qui l'élit. Mieux vaut éviter l'improvisation en préparant vos interventions et le temps imparti à chacun.

Les débats

Les débats portent uniquement sur les points fixés à l'ordre du jour. Tous les sujets devront être évoqués avant la levée de séance. Vous pouvez opter pour le vote à main levée ou le vote à bulletin secret. Dans ce cas, prévoyez le matériel nécessaire : urne, enveloppes, papier, crayons. Ce mode de scrutin est souvent préféré pour l'élection du bureau. Conseil : l'exigence d'un quorum(4) est à vérifier.

L'après Assemblée Générale

Le procès verbal

Sa rédaction est indispensable car il constitue la mémoire de l'Association. Son contenu est libre mais il est important d'y trouver les informations suivantes :

  • la date et le lieu de la réunion,
  • l'identité et la fonction de la personne ayant convoqué les membres,
  • le mode de convocation,
  • l'ordre du jour,
  • l'identité des présents,
  • les personnes ayant animé la séance,
  • les documents présentés,
  • le résumé des débats,
  • le résultat des votes.

Le procès-verbal doit être établi sans blancs ni ratures sur des feuillets ou un registre numérotés. Il doit être signé par le Président de séance sauf stipulation particulière des statuts.
A savoir : tout changement dans la composition du bureau est à déclarer dans les 3 mois qui suivent l'Assemblée Générale.

(1) Il offre une vue d'ensemble de l'association : analyse de l'activité générale, orientations pour la saison à venir...
(2) Il révèle l'état des comptes de l'association : ses charges et ses recettes. Les documents comptables doivent pouvoir être consultables par tout adhérent qui en manifesterait le souhait.
(3) Bilan des activités passées, faits marquants, projets : évolution du nombre d'adhérents, résultats sportifs...
(4) Nombre d'adhérents minimum à réunir pour que l'Assemblée Générale puisse délibérer. Il s'agit d'un rapport entre le nombre d'adhérents présents et le nombre total d'adhérents : le dixième, le quart, la moitié. La nécessité d'un quorum est indiquée dans les statuts de l'association.

Le contenu de cette page n'a pas vocation à être exhaustif et ne saurait se substituer à la législation en vigueur.