Publié en janvier 2015 - Mis à jour en septembre 2019
Les assemblées générales sont des temps forts pour les associations. Elles sont propices aux échanges et permettent de raviver l’intérêt des membres, d’évoquer les avancées et les chantiers en cours ou à venir. N’ayant généralement lieu qu’une seule fois par an, les assemblées générales doivent être organisées avec soin, en prenant notamment en considération les statuts de l’association. Tout ce qu’il faut savoir pour bien organiser une Assemblée Générale.
La convocation : première étape de l’organisation d’une Assemblée Générale
L’organisation d’une Assemblée Générale commence par la convocation de chaque participant à l’assemblée. Cette convocation doit être réalisée en respectant certaines règles.
Les destinataires de la convocation
La convocation doit être adressée à toutes les personnes qui composent l'Assemblée Générale, à savoir tous les membres de l'association, sauf dispositions statutaires contraires, sous peine d'annulation des résolutions adoptées. Pour obtenir un maximum de présents, pensez à envoyer suffisamment à l'avance la convocation aux adhérents à jour de leur cotisation. L'inobservation d'un délai de convocation suffisant ou prévu dans les statuts est susceptible d'entraîner l'annulation de l'Assemblée Générale. Deux exceptions sont toutefois admises : si tous les membres ont personnellement assisté à l'Assemblée, ou s'ils ont été représentés. Si votre association dispose d'un Commissaire aux Comptes, ne l'oubliez pas. Deux modes de convocation parmi les plus fréquemment utilisés :
- Individuel notamment par e-mail (pour les sociétaires qui ont donné leur consentement à ce mode de convocation) ou par courrier nominatif adressé au domicile de l'adhérent,
- Collégial par voie d'affichage dans les locaux de l'association.
Le contenu de la convocation
Elle doit être effectuée par la personne ayant qualité pour le faire. Les statuts ou le règlement peuvent prévoir qui doit l'effectuer et les documents à joindre. La convocation doit contenir toutes les informations utiles pour susciter l'intérêt de l'adhérent :
- Date, lieu, heure et plan pour se rendre sur les lieux si nécessaire,
- Identité de l'expéditeur,
- Ordre du jour précis :
- Présentation du rapport moral (1) par le président,
- Présentation du rapport financier (2) par le trésorier,
- Présentation du rapport d’activité (3) par le secrétaire,
- Questions diverses,
- Élection des dirigeants.
- Pouvoir en cas d'absence.
N'hésitez pas à y joindre des documents synthétiques : résultats sportifs, éléments financiers...
Conseil : Un poste est à pourvoir au sein du bureau ? Précisez-le dans l'ordre du jour. Anticiper ce point peut faire naître chez vos adhérents des vocations. Il évitera aussi l'effet de surprise le jour de la réunion.
Le déroulement de l'Assemblée Générale
L’organisation d’une Assemblée Générale passe aussi par une réflexion approfondie sur les conditions d’accueil des participants et sur le programme de l’événement.
- L'accueil des participants
Pendant la phase de l'accueil, il est de tradition pour les associations de faire émarger une feuille de présence par tous les membres présents avec l'indication des participants titulaires d'une procuration, le cas échéant. Ce document permet, en effet, de vérifier si les conditions de quorum prévues dans les statuts sont remplies. Cette formalité est obligatoire uniquement si les statuts le prévoient. - Les lieux et les équipements
Veillez à créer les meilleures conditions pour accueillir vos adhérents. Salle bien aménagée, micro, rétroprojecteur pour afficher des données importantes, matériel de papeterie pour la prise de notes, etc. : faites le point sur tous les éléments dont vous et vos participants allez avoir besoin pour que l’assemblée se déroule bien. - Les horaires
Les horaires de début et de fin de l’Assemblée doivent être réfléchis en amont et être clairement annoncés à l’auditoire au début de l’évènement. - Le Président de séance
Il est déterminé par les statuts ou le règlement intérieur. À défaut, l'Assemblée Générale peut l'élire. Mieux vaut éviter l'improvisation en préparant vos interventions et le temps imparti à chacun. - La vérification du quorum(4)
Avant de déclarer l'assemblée valablement constituée, le président de séance est tenu de vérifier les points suivants : l'Assemblée Générale est convoquée selon les formalités prévues dans les statuts ou dans le règlement intérieur; le quorum est atteint : cette condition garantit à la fois l'autorité et la représentativité de l'Assemblée Générale. - Les débats
Les débats portent uniquement sur les points fixés à l'ordre du jour et débutent après la lecture de ce dernier. Tous les sujets devront être évoqués avant la levée de séance. Vous pouvez opter pour le vote à main levée ou le vote à bulletin secret. Dans ce cas, prévoyez le matériel nécessaire : urne, enveloppes, papier, crayons. Ce mode de scrutin est souvent préféré pour l'élection du bureau.
Bon à savoir :
Le vote par correspondance ou via Internet peut être admis si cette option a été prévue dans les statuts.
Après l’Assemblée Générale, la rédaction du procès-verbal
Le travail des organisateurs de l’Assemblée Générale ne s’arrête pas à la fin de l’événement car il est conseillé de rédiger un procès-verbal. Il est en effet facultatif mais devient obligatoire si certaines décisions doivent être déclarées en préfecture, comme les modifications des statuts, la designation de nouveaux dirigeants ou encore le changement du nom, de l'objet ou du siège de l'association. Ce document constitue en effet la mémoire de l'Association. Son contenu est libre mais il est important d'y trouver les informations suivantes :
- La date et le lieu de la réunion,
- L’identité et la fonction de la personne ayant convoqué les membres,
- Le mode de convocation,
- L’ordre du jour,
- L’identité des présents,
- Les personnes ayant animé la séance,
- Les documents présentés,
- Le résumé des débats,
- Le résultat des votes.
Le procès-verbal doit être établi sans blancs ni ratures sur des feuillets ou un registre numéroté. Il doit être signé par le Président de séance sauf stipulation particulière des statuts.
Bon à savoir :
Tout changement dans la composition du bureau est à déclarer auprès de la préfecture avec le formulaire CERFA 13971 dans les 3 mois qui suivent l'Assemblée Générale.
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(2) Il révèle l'état des comptes de l'association : ses charges et ses recettes. Les documents comptables doivent pouvoir être consultables par tout adhérent qui en manifesterait le souhait.
(3) Bilan des activités passées, faits marquants, projets : évolution du nombre d'adhérents, résultats sportifs...
(4) Nombre d'adhérents minimum à réunir pour que l'Assemblée Générale puisse délibérer. Il s'agit d'un rapport entre le nombre d'adhérents présents et le nombre total d'adhérents : le dixième, le quart, la moitié. La nécessité d'un quorum est indiquée dans les statuts de l'association.
Le contenu de cette page n'a pas vocation à être exhaustif et ne saurait se substituer à la législation en vigueur.