Restitution d’un véhicule de flotte automobile : comment éviter les mauvaises surprises ?

Lorsqu’une entreprise décide de louer sa flotte automobile, il y a toujours une étape de restitution des véhicules. Toute restitution doit être anticipée afin d’éviter les mauvaises surprises. Le risque : devoir payer d’importantes sommes de remise en état. Nos conseils pour vous aider à préparer au mieux la restitution de vos véhicules. 

Zoom sur les points de contrôle clés

Restituer un véhicule dont l’état est resté intact durant le temps de location est impossible. Un véhicule subit les outrages du temps et ce, même s’il est peu utilisé. Il s’agit alors de veiller à bien anticiper sa restitution et ce, dès la signature de votre contrat. Vérifiez notamment qu’il comporte en annexe un état des lieux précis du véhicule.

Attention au kilométrage

Pour éviter une facturation complémentaire lors de la restitution du ou des véhicule(s), il est important de déterminer dès la conclusion du contrat de LLD ou de LOA, vos besoins précis, ainsi que le coût du kilomètre supplémentaire. Au besoin, il reste envisageable de renégocier le contrat en cours d'exécution afin d'ajuster le forfait kilométrique avec le loueur.

Les différents points à vérifier

Le Syndicat des Entreprises des Services Automobiles en LLD et des Mobilités (Sesamlld) met en téléchargement libre sur son site un livret d’« État Standard du Véhicule à sa restitution ». Les indications présentées dedans vous permettent de préparer au mieux votre restitution. Cinq catégories de contrôles sont recommandées :

• carrosserie (peinture écaillée, carrosserie bosselée, marque d’autocollants, antenne tordue ou manquante, plaque d’immatriculation abîmée/détachée, etc.)
• habitacle (odeur, usure anormale, boîte à gants détériorée, brûlures, tâches, etc.)
• équipements (caméra de recul en panne ou cassée, dispositif de secours absent, essuie-glaces défectueux, etc.)
• roue – pneumatique (enjoliveurs différents, pneus usés, etc.)
• documents – code (clés/télécommandes manquantes, documents de bord incomplets, etc.)

En consultant ce livret et en effectuant les contrôles recommandés, vous mettez tout en œuvre pour éviter toute complication lors de la restitution. Toutefois, la Sesamlld indique qu’il « ne se substitue pas aux normes propres à chaque loueur dans ce domaine ».

Comment se déroule une restitution de véhicule ?

La restitution de véhicules loués doit être réalisée à la date prévue dans le contrat. En cas de retard, vous devrez verser une indemnité au loueur.

Les documents obligatoires à remettre

Une pochette de documents a dû vous être remise lorsque vous avez récupéré chacun des véhicules de votre flotte automobile. Vous devez les restituer au loueur en même temps que le véhicule concerné. Doivent être présents dedans :

• le PV de restitution
• la carte grise du véhicule
• le carnet d’entretien complété
• la notice d’utilisation du véhicule

À noter que vous devez aussi restituer l’ensemble des clés ou télécommandes qui vous ont été données lors de la livraison du véhicule.

L’examen du véhicule

Vous devez assister physiquement à la restitution de votre véhicule afin de faire valoir vos intérêts. Si vous ne pouvez pas être présent, renseignez-vous en amont auprès de votre loueur s’il est possible qu’une personne de la société vous représente.

Lors de la restitution physique du véhicule, un examen précis de l’état mécanique et esthétique est réalisé. Vous remplissez le PV de restitution et devez le signer avant de l’envoyer au loueur. Lorsque ce dernier le réceptionne, il peut estimer que l’état des lieux est incomplet et réaliser une contre-expertise. Cette contre-expertise peut être réalisée par un expert indépendant qui a la possibilité d’enrichir son rapport par des photos-restitutions.

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