Quels sont les différents contrôles de l’URSSAF ?

Les cotisations et contributions sociales (cotisations maladie, maternité, invalidité, vieillesse, décès, accidents du travail, chômage, CSG…) sont calculées par l’employeur ou le travailleur indépendant puis versées par ces derniers auprès de l’organisme de recouvrement dont il relève (principalement l’URSSAF ou une caisse générale de Sécurité sociale pour les Départements et Régions d’Outre-Mer).

En contrepartie de ce système déclaratif, les organismes de recouvrement peuvent contrôler le respect de leurs obligations par les cotisants et procéder, le cas échéant, à un redressement dans un délai de prescription qui est de 3 ans :

• à partir de l’expiration de l’année civile au titre de laquelle les cotisations sociales sont dues pour les entreprises : un contrôle réalisé en 2018 porte sur les années 2017, 2016 et 2015,
• à partir du 30 juin de l’année qui suit l’année au titre de laquelle les cotisations sociales sont dues pour les travailleurs indépendants : un contrôle réalisé avant le 30 juin 2018 porte sur les exercices 2016, 2015 et 2014 et celui réalisé après le 30 juin 2018 porte sur les exercices 2017, 2016 et 2015.

En cas de travail illégal, le délai de prescription est de 5 ans.

Le contrôle exercé peut s'appliquer à des éléments antérieurs à la période vérifiée si leur examen est nécessaire au contrôle des cotisations afférantes à celle-ci.

Les différents procédés de contrôle

Le contrôle sur place

L’organisme de recouvrement doit adresser à l’employeur, par tout moyen permettant de rapporter la preuve de sa date de réception, un avis de contrôle au minimum 15 jours avant la date de 1re visite de l’inspecteur du recouvrement. À défaut d’envoi de cet avis, le principe du contradictoire n’est pas respecté et le redressement opéré par la suite est nul.

Bon à savoir : Le contrôle opéré dans le cadre de la lutte contre le travail dissimulé peut être effectué sans avis préalable.

L’avis de contrôle précise la date de début des vérifications et contient obligatoirement :

• la mention de la possibilité d’assistance par un conseil choisi par le cotisant,
• l’adresse électronique où la charte du cotisant contrôlé est consultable et téléchargeable. Ce document peut être adressé au cotisant à sa demande.

Le contrôle se déroule dans les locaux de l’entreprise ou sur les lieux de l’activité professionnelle. Les parties peuvent convenir que la vérifi cation se déroule dans les locaux de l’expert-comptable de l’employeur.

L’inspecteur peut se faire communiquer tous les documents qu’il estime nécessaires à son contrôle : juridiques, sociaux, comptables et fiscaux.

Il peut également auditionner toute personne rémunérée par l’employeur, sur son lieu de travail et pendant son temps de travail ou de pause, ce qui nécessite une information préalable de l’employeur.

En matière de lutte contre le travail illégal, les agents de contrôle peuvent interroger les salariés en tous lieux, sous réserve du consentement de ces derniers.

Bon à savoir :Lorsque les documents et les données nécessaires à l’agent chargé du contrôle sont dématérialisés, ce dernier peut, sauf refus du cotisant, procéder aux opérations de contrôle par la mise en oeuvre de traitements automatisés en ayant recours au matériel informatique utilisé par l’entreprise.

Le contrôle sur pièces

Il concerne les entreprises occupant moins de 11 salariés au 31 décembre de l’année qui précède celle de l’avis de contrôle. L’employeur doit recevoir un avis de contrôle, par tout moyen permettant de rapporter la preuve de sa date de réception. Cet avis mentionne :

• la liste des documents et informations nécessaires au contrôle, la date limite de leur envoi à l’organisme et la date de début de vérification.
• l’adresse électronique où la charte du cotisant contrôlé est consultable et téléchargeable. Ce document peut être adressé au cotisant à sa demande,
• la possibilité de se faire assister du conseil de son choix.

Les opérations de vérification se déroulent dans les locaux de l’organisme de recouvrement sur la base des documents transmis par le cotisant.

Bon à savoir : En cas de non-transmission des éléments demandés ou lorsque l’examen des pièces nécessite d’autres investigations, la procédure est clôturée par un document informant l’employeur de l’engagement d’un contrôle sur place.

Le contrôle par échantillonage ou extrapolation

Proposé aux entreprises avec un effectif important afin de réduire la durée du contrôle et la somme de documents à fournir, ce mode de contrôle consiste à limiter la vérifi cation à un échantillon représentatif de la population concernée puis à en extrapoler les résultats à la totalité de cette population.

L’inspecteur du recouvrement doit indiquer à l’employeur, au moins 15 jours avant le début de la vérifi cation, l’adresse électronique à laquelle sont consultables le document lui indiquant les différentes phases de la mise en oeuvre de ces méthodes, les formules statistiques utilisées pour leur application et l’arrêté ministériel les définissant.

Le cotisant doit donner son accord à l’utilisation de cette méthode ; à défaut, la procédure est irrégulière et le redressement doit être annulé.

Bon à savoir : Quel que soit le cadre d’action des agents de contrôle, le fait de faire obstacle à l’accomplissement de leurs fonctions est passible de pénalités financières.

La communication des observations

À l’issue des opérations de contrôle, l’organisme de recouvrement doit, sous peine de nullité du redressement, adresser à l’employeur, par tout moyen donnant date certaine de sa réception (par lettre recommandée avec AR par exemple), une lettre d’observations qui doit, notamment, faire mention :

• de l’objet du contrôle,
• des documents consultés,
• de la période vérifiée,
• de la date de fin du contrôle,
• des observations faites au cours du contrôle, c’est-à-dire des redressements envisagés ou des observations sur des pratiques à modifier pour l’avenir,
• des modalités et délais de réponse,
• de la possibilité de se faire assister d'un conseil de son choix pour répondre aux observations.

Cette lettre doit également indiquer que l’employeur ou le travailleur indépendant a un délai de 30 jours pour répondre à l’organisme de recouvrement, par lettre recommandée avec AR : il peut rejeter tous les redressements ou accepter les observations, totalement ou partiellement. Depuis le 01/01/2019, une demande de prolongation du délai est possible avant expiration du délai initial (sauf travail illégal).

L’inspecteur du recouvrement a l’obligation de répondre aux observations du cotisant formulées dans le délai imparti en détaillant, par motif de redressement, les montants qui, le cas échéant, ne sont pas retenus et les redressements qui demeurent envisagés, totalement ou partiellement.

L’absence de réponse du cotisant ne vaut pas acceptation tacite des redressements.

Aucune opération de recouvrement ne peut être engagée par l’organisme compétent sans attendre la fin de la période de 30 jours, sous peine de nullité des opérations de contrôle.

L'issue du contrôle

À l’issue du délai imparti ou après la réponse aux observations formulées par le cotisant, ce dernier reçoit :

• dans le cas d’observations sans régularisation, un courrier valant décision administrative à laquelle il doit se conformer pour l’avenir,
• en cas de solde créditeur, une notification de crédit qui sera remboursé au cotisant ou, si ce dernier est redevable de cotisations, imputé sur les sommes dues,
• en cas de sommes à payer, une mise en demeure adressée par tout moyen donnant date certaine de sa réception (lettre recommandée avec AR par exemple).

La mise en demeure doit notamment préciser au cotisant :

• la cause, la nature, le montant des sommes réclamées, la période à laquelle elles se rapportent et les majorations et pénalités s’appliquant,
• le délai d’1 mois pour régulariser sa situation.

Le cotisant peut contester cette mise en demeure devant la commission de recours amiable de l’organisme de recouvrement, dans le délai de 2 mois à compter de sa réception. Cette action est un préalable indispensable à tout recours devant le Tribunal Judiciaire (pôle social).

Si le cotisant ne conteste pas la mise en demeure et en l'absence de règlement dans le délai d'un mois, l’organisme concerné peut procéder au recouvrement forcé de sa créance, notamment par voie de contrainte signifiée par huissier de justice ou par lettre recommandée avec AR. Cette contrainte produit les effets d’un jugement, sauf à la contester devant le tribunal judiciaire (pôle social).

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