7 conseils pour bien manager à distance

La crise du coronavirus et la période de confinement qui l’a accompagnée ont entraîné de nombreux changements dans le monde professionnel. Parmi ces évolutions, le télétravail fait partie des plus importants. C’est d’autant plus vrai qu’il a imposé aux managers d’accomplir leur mission à distance. Mais comment faire ? Quels outils adopter ? Quel rapport instaurer avec les collaborateurs ? Voici 7 conseils pour manager à distance avec sérénité.

Veillez à la cohésion des équipes

Lorsque l’on travaille à distance, il n’est pas facile de se fixer des priorités. Les résultats de l’entreprise ? Les objectifs du groupe ? La satisfaction des clients et des utilisateurs finaux ? Certes, mais aussi et surtout… la cohésion des équipes. C’est grâce à celle-ci que les autres objectifs, financiers et opérationnels, pourront être atteints.

Chaque collaborateur isolé géographiquement doit sentir qu’il fait partie d’un tout, d’une « team » qui avance dans le même sens. Les responsabilités doivent être partagées, la codépendance (sur un projet ou un client par exemple) doit être cultivée via un savant partage des tâches.

Fixez des objectifs pour chaque collaborateur

Le télétravail, c’est encore et toujours… du travail. Pour réussir un management à distance, il convient donc de fixer à chaque collaborateur des objectifs, que ce soit à court terme (pour entretenir la motivation immédiate) comme à long terme (pour veiller à l’implication et au sentiment d’appartenance des collaborateurs).

Ceux-ci ne doivent pas être trop exigeants, pour éviter qu’ils ne soient vécus comme un manque de confiance par les collaborateurs. Le but n’est en effet pas d’entendre dire : « mon manager me fixe des objectifs élevés parce qu’il pense que je vais profiter du télétravail pour ne rien faire ». De plus, ceux-ci ne doivent pas être trop faciles à atteindre, pour « challenger » en continu les équipes.

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Optimisez les moyens de communication au quotidien

Le télétravail généralisé, c’est aussi l’occasion d’adopter de nouveaux outils pour communiquer. Exit les mails aux lourdes pièces jointes et les appels incessants. Il est possible d’utiliser :

• des logiciels de discussion instantanée, comme Skype ou Slack ;
• des logiciels de gestion de projet, comme Trello ou Asana ;
• des espaces de stockage en ligne, comme Google Drive, Microsoft OneDrive ou Dropbox ;
• des plateformes collaboratives, type Intranet…

Organisez des réunions virtuelles dès que nécessaire

La bonne nouvelle, c’est aussi que le management à distance ne fait pas obligatoirement l’impasse sur les traditionnelles réunions. Bien sûr, celles-ci changent de forme et de format, en passant par des outils comme Zoom ou Google Meet.

Veillez à ce que ces « e-meetings » restent courts, et structurés – il est notamment conseillé de fixer un ordre du jour, un orateur principal et un animateur, lequel se chargera de donner la parole à ceux qui la réclament. L’objectif ? Avancer sur les projets, sans que cela ne vire à la cacophonie !

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Mettez en place un dispositif de reporting efficace

Proposer aux collaborateurs un espace où ils peuvent faire part de leurs retours, de leurs réussites et de leurs échecs est primordial pour bien manager à distance. D’une part, cela vous permettra de savoir précisément où vous en êtes. D’autre part, vous pourrez ainsi ajuster la charge de travail et les directions dans lesquelles vous emmenez vos équipes. Veillez simplement à ce que votre dispositif de reporting soit simple, pour en maximiser l’adoption !

Fixez clairement les règles du travail à distance

Le travail à distance, ce n’est pas la liberté absolue accordée aux collaborateurs. Ce n’est pas non plus un dispositif d’aliénation. Fixez donc à vos collaborateurs des règles précises sur ce mode de travail à distance : qui doit être joignable, quand, par quels moyens.

D’une part, cela aidera vos équipes à se sentir « cadrées », et donc impliquées dans leur quotidien. D’autre part, cela les rassurera sur les limites entre vie privée et vie professionnelle, que vous aurez à cœur de maintenir malgré le fait que vos collaborateurs travailleront, pour certains, depuis leur salon.

Répondez aux sollicitations avec rapidité

C’est sans doute la cause principale de démotivation des collaborateurs qui travaillent à distance : le sentiment d’être isolé et de ne jamais recevoir de réponses aux questions qu’ils se posent. En tant que manager, il vous revient donc de prêter attention à ces sollicitations, et d’y répondre (dans la mesure du possible) en temps réel. De même, soyez attentif aux signaux qui montreraient que vos équipes ont du mal à avancer sur un projet.

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