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Déménagement d'entreprise : les étapes

Publié en août 2019

Votre entreprise grandit et vous êtes à l’étroit dans vos locaux. Peut-être est-il temps de déménager… Pour réussir ce nouveau projet, il faut respecter quelques étapes essentielles. Suivez le guide avec la Matmut.

Bien préparer le terrain pour réussir votre déménagement

Avant de vous lancer dans le déménagement de votre entreprise, il faut préparer le terrain, savoir pourquoi vous déménagez, et dans quels délais.

Vérifier le préavis à respecter

Si vous louez des bureaux, la première étape avant même de rechercher des bureaux est de vérifier le délai à respecter pour votre préavis. Pendant la durée initiale du bail, le locataire peut le résilier à la fin de chaque période triennale, sans motif particulier (congé triennal), sauf si le contrat de bail prévoit que le locataire pourra donner congé à d'autres échéances que celle prévue par la loi (échéance annuelle par exemple). Le locataire peut donner congé par lettre recommandée avec avis de réception s'il s'agit de donner congé à l'expiration d'une période triennale, ou pour un départ à la retraite. Dans les autres cas, il devra le faire par voie d'huissier de justice.

Chercher des nouveaux locaux

Autre étape préalable au déménagement à ne pas négliger : le choix des nouveaux locaux. Il convient d’identifier vos besoins en fonction de vos projections, de votre activité et de votre budget. Quelle superficie vous faudra-t-il ? Dans quel secteur souhaitez-vous vous installer ? Voulez-vous acheter ou louer ? Avez-vous besoin d’adapter les locaux ? Posez-vous toutes ces questions pour cibler vos recherches. Une fois que vous aurez trouvé les locaux, vous pourrez choisir d’aménager l’intérieur à l’image de votre entreprise mais aussi en fonction de votre activité : espace de réunion, coin cuisine, emplacement des différentes équipes…

Étapes du déménagement d’entreprise

Informer les salariés

Vous avez trouvé vos nouveaux locaux et les travaux sont en cours de réalisation ? C’est le moment de prévenir vos salariés du déménagement qui prend forme. Il est obligatoire d'informer ou de consulter les instances représentatives du personnel préalablement à la mise en oeuvre du projet. Il s’agit d’une obligation légale qui permet par ailleurs de rassurer les salariés. Les obligations de l'employeur en matière d'information des salariés dépendent de l'ampleur et du contexte du déménagement : changement de secteur géographique ou non, motif économique ou non (restucturation, fusion, ...), présence de représentants du personnel dans l'entreprise ou non, clause de mobilité ou non dans les contrats de travail… L'employeur doit également prévoir les impacts en terme de rémunération : allongement éventuel du trajet de travail et indemnités à verser en conséquence. Il peut aussi être amené à verser une participation aux frais de déménagement de certains salariés, si nécessaire. C’est aussi le moment idéal pour évoquer le futur de l’entreprise et recueillir les besoins de vos équipes. Rien ne vous empêche de faire visiter les locaux en cours de travaux pour une meilleure adhésion.

Nommer une personne pour gérer le projet : pourquoi c’est important ?

Pour faciliter l’organisation du déménagement de votre entreprise, il est judicieux de donner la gestion du projet à une seule personne qui s’occupera de remplir les différentes formalités administratives et qui sera l’unique interlocuteur des prestataires et autres clients.

Préparer un cahier des charges pour votre déménagement d’entreprise

Maintenant que tout est bien concret, il va falloir établir un cahier des charges recensant toutes les tâches à réaliser pendant le déménagement de votre entreprise. Notez tout ce qui devra être fait et dans quels délais. Le cahier des charges peut être organisé par type d’activité à effectuer comme l'information et la consultation des représentants des personnels, l'information des salariés, .... Dans tous les cas, cet outil vous permettra d’estimer la charge de travail à prévoir pour que le déménagement de votre entreprise soit réussi.

Quelles sont les formalités administratives à réaliser ?

Déménager implique certaines démarches administratives. En tête de liste : le préavis au bailleur si vous êtes locataire. Il faut ensuite prévenir différents organismes et prestataires notamment (non exhaustif) :

  • la Sécurité sociale,
  • l’Urssaf,
  • la caisse de retraite,
  • la banque,
  • la préfecture pour l’immatriculation de votre société,
  • le centre des impôts,
  • votre assureur,
  • la Poste,
  • l’opérateur téléphonique et Internet afin de couper la ligne de vos anciens locaux et ouvrir celle de vos nouveaux bureaux. Dans certains cas, il faudra prévoir des travaux de raccordement aux réseaux (Fournisseur d'eau et d'électricité, les partenaires commerciaux, etc)

Bon à savoir
Pensez également à communiquer sur votre départ auprès de votre clientèle. Site Internet, plaquette publicitaire, cartes de visite, etc. Rien ne doit être négligé.

Prévoir la logistique

La logistique fait partie des étapes essentielles d’un déménagement d’entreprise. Qui va déménager les meubles et les cartons ? Qui va faire le tri ?

Choisir les déménageurs ou tout faire soi-même ?

Selon la taille de votre entreprise, vous pouvez éventuellement demander l’aide de vos salariés pour déménager. C’est même souvent le cas dans les petites entreprises au budget serré. Archivage, mise en cartons, regroupement de fournitures, dossiers, matériaux... et installation dans les nouveaux locaux.

Le déplacement du mobilier, de machines ou de toutes autres charges lourdes représente un risque pour des salariés dont ce n'est pas le métier. Notamment des risques d'accident du travail ; l'employeur étant tenu d'obligation de sécurité de résultat à l'égard de ses salariés. Il convient donc de recourir à des déménageurs professionnels en cas de changement de locaux.

Si vous pouvez vous le permettre, faites appel à des déménageurs professionnels pour réduire le stress et garantir un déménagement réussi. Veillez à demander des devis à plusieurs entreprises de déménagement pour faciliter votre choix.

Faire le tri et les cartons

Comme tout déménagement, c’est le moment de faire du tri dans ce qui va vous suivre et ce qui ne vous est plus d’utilité. Étiquetez les meubles qui vont être réutilisés dans les nouveaux locaux et commencez les cartons. Chaque employé peut faire quelques cartons avec ses affaires et les étiqueter au fur et à mesure pour faciliter l’installation. La veille du déménagement, veillez à ce que tout ce qui doit être emmené dans les nouveaux bureaux soit empaqueté et correctement étiqueté.

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Le jour J : un déménagement d’entreprise sans heurts

Après de longues semaines de préparation, c’est enfin le moment de déménager l’entreprise. Tout doit être prêt le jour J pour que les déménageurs puissent effectuer leur mission au mieux. Postez la personne que vous avez nommée comme responsable du déménagement dans les anciens locaux pour aiguiller les professionnels, si besoin. Une fois le mobilier et les affaires des employés livrés à la nouvelle adresse de l’entreprise, il faut tout mettre en place, monter les meubles, installer les différents éléments.

Astuce : 
Choisissez la date du déménagement en fonction de votre activité professionnelle, de façon à ne pas trop l’impacter. Optez pour un week-end ou des périodes creuses pour votre entreprise.

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