La mise en place d'une couverture sociale complémentaire peut être réalisée par un accord collectif ou accord d’entreprise.
L'accord peut n'être qu'une énumération des engagements de l'employeur sur l'existence des garanties au profit des salariés. Il peut aussi constituer un véritable régime et définir :
- les garanties dont bénéficient les salariés,
- le financement de ces garanties auquel participe chaque salarié bénéficiaire par le précompte d'une cotisation salariale,
- les conditions de gestion du régime.
Les modalités de négociation d'un tel accord et notamment le respect des règles de forme sont fondamentales, leur violation pouvant conduire à l'inopposabilité de l'accord aux salariés réfractaires.
Les conditions de forme
1. Les parties en présence
Chaque partie signataire du projet d'accord doit être représentée a la négociation.
La délégation syndicale comprend le délégué syndical de chaque organisation représentative dans l’entreprise ou, en cas de pluralité de délégués, au moins 2 délégués syndicaux.
Chaque organisation syndicale peut compléter sa délégation par des salariés de l'entreprise, dont le nombre est fixé par accord entre l'employeur et l'ensemble des représentatives dans l’entreprise. A défaut d'accord, le nombre de salariés qui complète la délégation est au plus égal, par délégation, à celui des délégués syndicaux de la délégation. Toutefois, dans les entreprises pourvues d'un seul délégué syndical, ce nombre peut être porté à deux.
2. Les règles de fonctionnement des réunion de négociations
Un accord de méthode peut être conclu entre les négociateurs afin de préciser la nature des informations partagées entre les négociateurs. Il peut s’agir soit d’informations relatives à :
- la méthode de négociation (calendrier, information des salariés sur le contenu des négociations en cours),
- au contenu de la négociation ;
- les principales étapes du déroulement des négociations.
L'accord de méthode peut prévoir des moyens supplémentaires ou spécifiques (comme l’augmentation du crédit d’heures des délégués syndicaux ou des modalités du recours à l’expertise) pour permettre un bon déroulement des négociations.
3. La formalisation de l'accord
L'accord collectif est un acte écrit qui contient au minimum :
- un préambule présentant de manière succincte les objectifs et le contenu de l'accord,
- le champ d'application (territorial et professionnel) de l'accord,
- la date d'effet,
- la durée,
- les modalités de dénonciation et de révision,
- les mesures de publicité.
4. La publicité de l'accord
L'accord déposé à la DIRECCTE est rendu public et et il est versé dans une base de données nationale, dont le contenu est publié en ligne dans un standard ouvert aisément réutilisable. Il est publié dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.(Articles L 2231-6 et D.2231-7 du code du travail).
Les conditions de fond
1. Le contenu de l'accord collectif ou accord d’entreprise
| Champ d'application | L'accord concerne l'ensemble du personnel ou certaines catégories objectives (ouvriers, employés, agents de maîtrise, cadres). Les exceptions admises à l’adhésion doivent être mentionnées. |
| Date de prise d'effet de l'accord collectif | En général, il s'agit de la date de la signature de l'accord. En cas de souscription d'un contrat d'assurance, il est possible de reporter la date d'effet de l'accord à celle du contrat d'assurance. |
| Durée d'application | Déterminée ou indéterminée. Mais il faut tenir compte des conditions de dénonciation de l'accord afin d'éviter que l'accord ne cesse de produire son effet avant ou après le contrat d'assurance. |
| Condition de modification ou de dénonciation | L'accord collectif doit organiser les délais de négociation d'adaptation et d'éventuelle dénonciation, notamment tenir compte du préavis de dénonciation ou de modification du contrat d'assurance. |
| Modalités de suivi collectif de l'accord collectif | Un organe paritaire de suivi de la couverture sociale peut être créé afin de contrôler notamment : les volumes de prestations versées - l'évolution des risques - les relations avec l'assureur - les conditions de liquidation des droits. |
2. Négociation
Bien que les couvertures de retraite et de prévoyance complémentaire ne fassent pas partie des thèmes légaux prévus expressément dans le cadre de la négociation annuelle obligatoire, la pratique retient souvent l'intégration de ce thème dans la négociation annuelle.
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