Comment faire un bail de location à distance et le signer ?

Signer un bail à distance est une solution très pratique, notamment lorsqu’on réside loin de son futur logement. Comment s’y prendre ? Peut-on utiliser la signature électronique ? La Matmut vous explique comment faire un bail de location à distance en toute sérénité.

Quelles solutions pour faire un bail de location à distance ?

Déménagement dans une ville éloignée, recherche d’un logement en France depuis l’étranger, difficulté à se libérer en journée, impossibilité de se réunir à la signature dans le cas d’une colocation… De nombreuses situations peuvent vous amener à signer un bail à distance.

Mais comment faire un bail de location sans rencontrer physiquement votre futur bailleur ? Plusieurs solutions s’offrent à vous :

• Signer le contrat de location de façon manuscrite et l’envoyer par voie postale ;
• Faire une procuration : un proche (parent, garant…) peut aller aux rendez-vous à votre place avec les justificatifs nécessaires ;
• Signer le bail à distance grâce à la signature électronique.

Envoyer un contrat de bail par voie postale est tout à fait possible, mais contraignant et souvent source de stress. Le locataire et le bailleur n’ont en effet aucune obligation l’un envers l’autre tant que le bail n’est pas signé. Or le courrier peut se perdre en chemin et l’attente sembler longue aux deux parties…

La procuration peut être envisagée lorsqu’une personne géographiquement plus proche du bailleur ou plus disponible peut se rendre au rendez-vous à la place du locataire. Cette démarche est légale, à condition de rédiger une lettre de procuration pour la personne qui signera le bail.

La signature électronique du bail est souvent l’option la plus intéressante, en particulier lorsque les différentes parties ne se trouvent pas dans la même zone géographique. Pratique et facile à utiliser, elle simplifie considérablement l’échange de documents, afin de signer son bail à distance rapidement et en toute sécurité.

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Est-ce légal de signer un bail électronique ?

Depuis la loi n°2000-30 du 13 mars 2000, la signature électronique a une valeur juridique. Il est donc tout à fait légal de signer un bail à distance par voie électronique si vous avez trouvé un appartement ou une maison à louer.

Pour que la signature électronique soit considérée comme valable, les articles 1366 et 1367 du Code civil précisent qu’elle doit être :

• Authentique et infalsifiable : l’identité du signataire est vérifiée et ne peut pas être usurpée ;
• Non réutilisable : la signature électronique est valable uniquement pour le document signé ;
• Inaltérable : le document signé ne peut plus être modifié ;
• Irrévocable : la signature électronique apporte la preuve du consentement du signataire, qui ne peut donc pas le contester.

La valeur légale d’une signature électronique varie selon le niveau de sécurité choisi. La solution la plus couramment utilisée est celle de la clé privée, accessible uniquement par le signataire, par exemple grâce à son téléphone portable. Il peut également vous être demandé de télécharger une pièce d’identité sur une plateforme sécurisée.

Pour signer le bail à distance, le bailleur peut aussi recourir à la signature électronique qualifiée, qui nécessite un certificat et une clé de signature. Ce certificat de signature électronique est délivré par un prestataire en charge de vérifier votre identité, conformément au règlement eIDAS (electronic Identification and Authentication Services).

Qu'en est-il des documents annexés au bail ?

Recourir au bail électronique est autorisé, et même encouragé par la loi Élan de 2018. Ce texte a étendu la dématérialisation aux annexes du contrat de location (extraits du règlement de copropriété, diagnostics techniques…) ainsi qu'à l’acte de cautionnement.

En effet, l’acte de cautionnement peut désormais être rédigé de façon numérique, sans avoir à recopier tout un paragraphe à la main. Cette avancée a été complétée par l’ordonnance n°2021-1192 du 15 septembre 2021 qui autorise également le recours à la signature électronique sur l’acte de cautionnement.

Bon à savoir : Attention, une signature manuscrite scannée n’est pas considérée comme une signature électronique et n’a pas la même valeur de preuve.

Signer un bail à distance : quels sont les avantages de la signature électronique ?

Pour signer un bail à distance, recourir à la signature électronique et donc au bail numérique, présente plusieurs avantages :

• La signature électronique du bail accélère et simplifie le processus locatif : locataire et bailleur ne sont plus contraints par la recherche d’un créneau date et horaire commun pour se rencontrer et signer les papiers ;
• Le locataire peut prendre le temps nécessaire pour lire et étudier l’intégralité du bail avant de le signer ;
• C’est une solution écologique et économique, qui évite aussi bien le gaspillage de papier, le coût des envois postaux et les frais de trajet pour se rendre sur place ;
• C’est une option sécurisante pour les 2 parties. Le bailleur limite ainsi le risque de désistement et le locataire peut se rassurer grâce à la signature rapide du contrat de location ;
• L’utilisation du bail électronique fait disparaître le risque de perte des documents envoyés par courrier, par exemple lorsque les colocataires doivent signer tour à tour le bail de colocation ;
• Après la signature, le bail électronique est stocké numériquement pendant plusieurs années, le plus souvent pendant 10 ans : locataire et bailleur peuvent donc facilement le récupérer en toutes circonstances ;
• La signature électronique est un gage de sécurité : il est impossible de la modifier ou de falsifier le bail associé ;
• La rédaction est simplifiée : pour faire le bail de location, le bailleur complète un formulaire guidé et n’a plus à entrer les termes du contrat.

En pratique : comment faire un bail de location à distance ?

Comment faire un bail de location à signer à distance ? Il existe des outils spécifiques en ligne pour créer votre bail numérique et utiliser la signature électronique.

Pour générer le contrat de location, le bailleur doit renseigner certaines informations clés, à savoir :

• Les caractéristiques du logement (adresse, superficie, nombre de pièces, équipements présents en cas de location meublée…) ;
• Le loyer et les frais annexes, comme les charges locatives et la garantie à déposer ;
• Les conditions de location (location courte durée ou location longue durée) ;
• Les informations relatives au locataire (nom, prénom…) ;
• Les informations relatives aux garants (nom, prénom, domiciliation…).

Après saisie de toutes ces données, il suffit de valider le formulaire et l’outil crée directement un bail de location personnalisé. Le bailleur peut ensuite l’envoyer aux personnes concernées, locataire et garant, afin de signer le bail à distance grâce à un dispositif sécurisé.

Comment se déroule la signature électronique du bail en pratique ?

En général, le locataire reçoit un lien par mail afin de consulter son bail numérique. Pour le signer, il doit indiquer un code unique et sécurisé transmis par SMS.

Une fois la signature électronique apposée, le bail de location est verrouillé et horodaté. Il n’est alors plus modifiable et chaque partie peut le télécharger.

Bon à savoir : Les annexes du bail (diagnostics gaz et électricité, règlement de copropriété…) sont incluses dans le bail numérique. Elles sont signées en même temps que le bail, car la signature électronique s’applique à l’ensemble des documents.

Réalisation de bail à distance : la vigilance reste de mise !

Signer un bail à distance ne dispense pas pour autant de faire preuve de vigilance. Les bailleurs, comme les locataires, doivent lire soigneusement le contrat de location et s’assurer qu’aucune erreur ne s’y est glissée.

Coordonnées, montant du loyer, durée du bail, charges locatives, clauses… tout doit être passé au crible. Cette vérification est très importante, car ces données sont transmises à l’État.

Enfin, soyez particulièrement vigilant quant aux arnaques à la location. Et, n’oubliez pas que pour être valide, la signature électronique du bail doit être effectuée à l’aide d’un outil reconnu et sécurisé.

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