Comment faire et signer un bail de location à distance ?

Le confinement bouscule les habitudes, notamment d’un point de vue administratif. Le secteur de la location ne déroge pas à la règle avec des difficultés pour les bailleurs (ou agences) et les locataires à se rencontrer pour finaliser le processus de location. Zoom sur la réalisation et la signature de baux de location à distance.

Quelles solutions pour faire un bail de location à distance ?

Les bailleurs, ou les agences qui les représentent, peuvent recourir au bail numérique lorsqu’ils sont dans l’incapacité de rencontrer physiquement les locataires.

Un fonctionnement pratique en cette période de confinement mais qui le sera aussi dans d’autres situations, par exemple lorsque les différentes parties ne se trouvent pas dans la même zone géographique. On citera le cas des étudiants qui partent souvent faire leurs études dans une autre ville et qui ne peuvent pas systématiquement se déplacer comme ils l’entendent.

Le recours au bail de location numérique a plusieurs avantages :

• les bailleurs n’ont plus à entrer les termes des contrats ;
• les parties peuvent signer électroniquement le bail ;
• le processus locatif est simplifié et accéléré (il n’y a plus besoin de chercher le bon créneau pour se rencontrer) ;
• il permet d’économiser du papier.

Hors période de coronavirus, les locataires ont aussi la possibilité de recourir à la procuration. Un parent ou un garant plus proche du bailleur géographiquement peut, avec les justificatifs nécessaires, se rendre aux rendez-vous.

Il est aussi possible d’envoyer un bail par voie postale, mais il faudra alors prendre en considération les coûts associés.

En pratique : comment faire un bail de location à distance ?

Il existe des outils en ligne permettant de créer un bail numérique et de le faire signer à distance. Le bailleur doit aussi renseigner certaines informations clés. À savoir :

• les caractéristiques du logement (adresse, superficie, nombre de pièces, équipements présents en cas de location meublée, etc.) ;
• le loyer et les frais annexes, comme les charges locatives et la garantie à déposer ;
• les conditions de location (location courte durée ou location longue durée) ;
• les informations relatives au locataire (nom, prénom, etc.) ;
• les informations relatives aux garants (nom, prénom, domiciliation, etc.).

Une fois les informations saisies, il suffit de valider le formulaire et l’outil crée un contrat de location personnalisé. Il faudra ensuite l’envoyer aux personnes concernées (garants et locataire) afin qu’elles signent le document électroniquement via un dispositif sécurisé.

Bon à savoir : Le bailleur doit joindre certains documents à son contrat de location, comme le règlement de copropriété et les diagnostics gaz et électricité.

Réalisation de bail à distance : la vigilance reste de mise !

Le fait de recourir au bail numérique ne dispense pas pour autant de faire preuve de vigilance. Les bailleurs comme les locataires doivent lire le contrat et vérifier qu’aucune erreur ne s’y est glissée. Coordonnées, montant du loyer, durée du bail, charges locatives : tout doit être passé au crible. Cette vérification est d’autant plus importante que les données doivent être transmises à l’État.

On notera également que la signature du bail à distance ne peut être valide que si elle est effectuée via un outil reconnu et sécurisé.