Combien de temps garder ses papiers administratifs ?

Les papiers à conserver (et pendant combien de temps)

Pour bien trier et conserver vos papiers administratifs, il convient de savoir lesquels garder et, surtout, pendant combien de temps. En effet, la durée de conservation varie en fonction de la nature du document.

Les papiers d’assurance

Les différents documents d’assurance doivent être conservés :

• Pendant 2 ans après résiliation : les contrats d'assurance habitation et d'assurance auto ;
• Pendant 10 ans : les contrats d’assurance vie, en tant que bénéficiaire, dès que vous avez connaissance du contrat. Et les dossiers de sinistres ou de dommages corporels, après la fin de l’indemnisation.

Les factures

Vous devez conserver les factures :

• Pendant 1 an : les factures de téléphonie et d’Internet ;
• Pendant 4 ans : les factures d’eau dont la distribution est assurée par un prestataire public (une commune, par exemple) ;
• Pendant 5 ans : les factures d’eau dont la distribution est assurée par un prestataire privé ;
• Pendant 5 ans : les factures de gaz et d’électricité ;
• Pendant 10 ans : les factures de travaux et de réparations.

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Les documents familiaux

Concernant les papiers relatifs à votre famille, la durée de conservation est :

• De 5 ans : les avis de versements d’allocations familiales, et les paiements de pensions alimentaires ;
• Permanente : l’acte d’état civil, le contrat de mariage, le jugement du divorce, l’acte de reconnaissance d’une enfant, le jugement d’adoption, le livret de famille, les diplômes.

Les documents financiers

Les différents documents liés aux finances (banque, impôts) du ménage doivent être conservés :

• Pendant 1 an : les avis d’impôts locaux (ou 3 ans en cas d’exonération, d’abattement ou de dégrèvement) ;
• Pendant 2 ans : les contrats de prêt à partir de la dernière échéance ;
• Pendant 3 ans : les déclarations et avis d’imposition sur le revenu ;
• Pendant 5 ans : les relevés de compte, les talons de chèques.

Les papiers liés au logement

Parmi les documents en rapport avec votre logement, il convient de conserver :

• Pendant 1 an : le certificat de ramonage ;
• Pendant 2 ans : l’attestation d’entretien annuel de la chaudière, le justificatif de versement de l’aide personnalisée au logement (APL) ;
• Pendant 3 ans après la fin de la location : le contrat de location, les quittances de loyer, l’état des lieux ;
• Pendant 5 : les preuves du paiement des charges de copropriété ; les procès-verbaux d'assemblée générale de la copropriété ;
• De façon permanente : l’acte de propriété.

Les papiers de santé

Tous les papiers relatifs à la santé doivent être conservés :

• Pendant 2 ans : le récapitulatif des remboursements d'assurance maladie et maternité ;
• De façon permanente : le carnet de santé, le carnet de vaccination, la carte de groupe sanguin, les examens médicaux, les radiographies.

Les documents relatifs au travail

Enfin, concernant les documents en rapport avec le milieu professionnel, vous devez les conserver :

• Pendant 3 ans : le solde tout compte, le justificatif de versement de l’allocation chômage, les notes de frais ;
• Jusqu’à liquidation de la retraite : les bulletins de salaire, les contrats de travail, la carte d’invalidité d’un enfant (donne droit à une majoration) ;
• De façon permanente : les bulletins de paiement de la retraite.

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Conservation papiers : place au tri !

Trier ses papiers administratifs n’est certes pas l’activité la plus amusante qui soit, mais il est pourtant primordial de mettre de l’ordre dans tous ces documents importants, qui vous suivront une bonne partie de votre vie.

Si ce tri n’a pas encore été fait et que vous comptez vous y mettre, commencez par vous prévoir une grande plage de temps que vous consacrerez uniquement au rangement de papiers, sans vous disperser. Plusieurs heures seront sans doute nécessaires pour en venir à bout.

Comment classer vos documents physiques ?

Placez dans une boîte tous les courriers et papiers que vous jugez importants et qui doivent être conservés. Le reste peut être jeté à la poubelle. Triez ensuite chaque document en fonction de sa thématique et de son année. À titre d’exemple, vous pouvez rassembler vos documents administratifs en respectant le classement suivant, non-exhaustif :

• Assurance : habitation, auto, assurance-vie, assurance décès, sinistres et éventuelles expertises, certificat d’authenticité... ;
• Factures : divers services, travaux, réparations, biens de valeur... ;
• Famille : papiers d’identité, livret de famille, acte et contrat de mariage, jugement de divorce ou d’adoption... ;
• Finances : impôts, relevé de banque, prêts... ;
• Logement : acte de propriété, bail, quittance de loyer, état des lieux... ;
• Santé : ordonnances, examens médicaux, carnet de santé... ;
• Travail : contrat de travail, fiches de salaire, retraite, Pôle emploi...

Pour simplifier et clarifier le tri de vos papiers administratifs, différenciez les thèmes par des pochettes de couleur au sein desquelles vous rangerez vos documents. Des pochettes que vous glisserez ensuite dans une boîte d’archivage mentionnant l’année afin de vous y retrouver plus facilement.

Conserver documents administratifs : vive la dématérialisation !

Grâce à Internet, il est très simple d’obtenir tous vos documents de façon dématérialisée. De plus en plus d’entreprises et d’établissements administratifs proposent cette option, qui consiste à récupérer vos papiers les plus importants par mail ou sur votre espace personnel en ligne.

Les documents dématérialisés ont la même valeur légale que les versions physiques et présentent l’avantage de prendre nettement moins de place que les dossiers à conserver dans votre bureau. Vous n’aurez qu’à créer des dossiers sur votre ordinateur pour classer vos papiers en format numérique par thématiques et par année. Ce système peut vous offrir plus de sécurité au cas où votre logement serait touché par une inondation ou un incendie qui risqueraient de détruire les documents originaux.

Comme personne n’est à l’abri d’un problème informatique, pensez à sauvegarder toutes vos données sur un disque dur externe ou sur un des nombreux sites de classement disponibles sur Internet.

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