Mise à jour décembre 2023 Chaque année, vous recevez un grand nombre de papiers qu’il est important de conserver. Comment s’y retrouver et comment ranger tous ces documents administratifs ? Durée de conservation, tri et classement : la Matmut vous dit tout. Pourquoi faut-il conserver ses papiers administratifs ? Quittances de loyer, contrats d’assurance, factures d’énergie, bulletins de salaire… Les papiers qui nous accompagnent au quotidien sont nombreux. Il est indispensable de garder les documents administratifs pour prouver l’existence d’un droit (par exemple, pour demander un remboursement) ou le respect d’une obligation (démontrer le paiement de votre loyer). Combien de temps garder les papiers ? Le délai légal de conservation varie selon la nature du document. Les documents administratifs à conserver et leur délai Si certains papiers doivent être gardés à vie, d’autres ont des délais de conservation plus courts. Ces délais sont prévus par la réglementation et indiquent la durée minimale pendant laquelle vous devez garder les documents administratifs concernés. Vous pouvez néanmoins garder vos papiers plus longtemps, si vous estimez en avoir besoin à l’avenir. Bon à savoir : Le site officiel de l’administration française met à votre disposition un simulateur vous permettant de vérifier la durée de conservation d’un document. Combien de temps conserver les papiers d'assurance ? Vous devez garder pendant 2 ans les papiers d’assurance suivants : Quittances ; Avis d’échéance ; Courriers de résiliation ; Contrats d’assurance. Les contrats d’assurance vie doivent être conservés 10 ans par le bénéficiaire, dès qu’il a pris connaissance du contrat. Le relevé d’informations délivré par votre assurance auto est à conserver de façon permanente. Quel est le délai de conservation des factures ? Les factures d’eau, gaz et électricité ont un délai de conservation de 5 ans. En ce qui concerne les factures de téléphone fixe, mobile et internet, vous devez les garder 1 an seulement. Si vous réalisez des travaux dans votre logement, vous devez conserver 10 ans les factures de gros-œuvre et 2 ans les factures de petits travaux. Combien de temps conserver les documents familiaux ? En général, vous devez garder les papiers liés à votre situation familiale de façon permanente. C’est le cas pour les livrets de famille, les actes d’état civil, les jugements de divorce et d’adoption, les actes de reconnaissance d’un enfant, les contrats de mariage, les conventions de Pacs et les diplômes. Font exception les avis de versement d’allocations familiales, qui sont à conserver 5 ans. Documents financiers : combien de temps faut-il les garder ? Les documents liés à la banque sont à conserver comme suit : Chèques à encaisser : 1 an et 8 jours (passé ce délai, ils ne peuvent plus être encaissés) ; Relevés de comptes et talons de chèques : 5 ans ; Contrats de crédits: 2 ans. Vous devez garder les papiers liés aux impôts comme indiqué ci-dessous : Déclarations de revenus et avis d’imposition : 3 ans ; Avis d’impôts locaux (taxe foncière, taxe d’habitation sur votre résidence secondaire) : 1 an. Combien de temps conserver les papiers liés au logement ? Les contrats de location, quittances de loyer et états des lieux ont un délai de conservation de 3 ans après la durée de la location. Ce délai est identique pour un logement vide ou meublé. Les actes de vente sont à conserver de façon permanente. En ce qui concerne les copropriétés, vous devez garder les documents administratifs (procès-verbal d’assemblée générale, preuves de paiement des charges…) pendant 5 ans. À lire aussi : Dossier de logement : quels documents peuvent être demandés ? Quel est le délai de conservation des documents de santé ? Un certain nombre de documents liés à la santé sont à garder de manière permanente : carnet de vaccination, carnet de santé, certificat médical, examen médical, carte de groupe sanguin. Les relevés de remboursement d’assurance maladie et maternité ont un délai de conservation de 2 ans. Les ordonnances, sauf pour les lunettes et audioprothèses, doivent être conservées 1 an. À lire aussi : Combien de temps garder les papiers de mutuelle ? Combien de temps devez-vous garder les papiers liés à votre emploi ? Concernant votre travail, vous devez garder les documents administratifs comme suit : Soldes de tout compte, justificatifs de versement d’allocations chômage et notes de frais : 3 ans. Ces documents sont utiles pour le calcul de votre retraite ; Contrats de travail, bulletins de salaire, certificats de travail et relevé d’indemnités journalières de maladie ou maternité : jusqu’à la liquidation de la retraite ; Attestations France Travail : 2 ans à partir de la date d’inscription comme demandeur d’emploi. Trier ses papiers administratifs pour mieux s'y retrouver Pour bien garder les documents administratifs et pouvoir s’y retrouver, il est primordial de les trier. En effet, vous pourriez en avoir besoin à tout moment : il vaut mieux pouvoir y accéder facilement. Comment classer vos documents physiques ? Afin de simplifier le tri de vos papiers administratifs, vous pouvez les rassembler par catégories : factures, assurances, santé, travail… Ensuite, il vous suffit de les mettre dans des pochettes de couleurs différentes pour chaque thématique. Il ne vous reste plus qu’à les placer dans une boîte d’archivage mentionnant l’année, pour vous y retrouver plus facilement. Dématérialisation des documents administratifs : comment ça marche ? Grâce aux nouvelles technologies et à Internet, vous pouvez accéder à vos documents administratifs en quelques clics seulement. Vous avez la possibilité de les obtenir par mail ou via votre espace personnel. Pour garder vos documents administratifs dématérialisés, vous n’avez qu’à créer des dossiers sur votre ordinateur et à les classer par thématique et par année. La dématérialisation des documents administratifs présente des avantages certains : vous gagnerez de la place, vous pourrez les retrouver plus facilement et, en cas de sinistre dans votre logement, ils seront mieux protégés. Pensez toutefois à sauvegarder des copies sur un disque dur ou sur un espace de stockage de fichiers en ligne. Ainsi, vous serez à l’abri en cas de problème informatique. À retenir : Si un document vous a été transmis sous format papier, il est préférable de conserver l’original. Le document numérique a valeur de copie et l’original pourrait vous être demandé. À lire aussi : Assurance habitation : qu’en est-il de la dématérialisation ? La Matmut vous accompagne Pour protéger votre logement et vos proches, découvrez les offres d’assurance habitation Matmut, qui s’adaptent à vos besoins et à votre budget. Devis en ligne Pour aller plus loin Cambriolage : quoi faire en cas de vol de papiers ? Quelle est la durée de validité des ordonnances médicales ? Quels documents fournir pour souscrire une assurance auto ? Tout savoir pour faire baisser sa facture d'énergie dans la cuisine TOUS LES CONSEILS HABITATION
